In vigore il regolamento n. 1/2019, concernente le procedure interne che disciplinano compiti e poteri demandati al Gara...
Obiettivo del regolamento n. 1/2019 è fissare termini e procedure in caso di ricezione di segnalazioni o reclami, per le attività ispettive e per l’approvazione di regole deontologiche e codici di condotta.
Con la delibera n. 98 del 4 aprile 2019, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 106 dell’8 maggio 2019, il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato il regolamento n. 1/2019, concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante stesso, nonché all’adozione di provvedimenti correttivi e sanzionatori (di seguito, “Regolamento”).
Tale Regolamento, che giunge a quasi un anno di distanza dall’entrata in vigore del regolamento europeo n. 2016/679 (GDPR), rappresenta un passaggio fondamentale per completare il quadro normativo nazionale relativo alla materia in oggetto.
Procedendo con la disamina del contenuto del testo, vediamo che all’interno dei primi articoli del Regolamento, dedicati alle disposizioni generali, si stabilisce che nell’effettuare il controllo sulla liceità e correttezza dei trattamenti, il Garante si dovrà ispirare ai princìpi di trasparenza, ragionevolezza, proporzionalità e non discriminazione ed inoltre, nel corso delle istruttorie avviate, dovrà necessariamente tenere conto della natura e della gravità degli illeciti, valutando gli effetti e l’entità del pregiudizio che essi possono comportare per uno o più interessati, le probabilità di comprovarne la sussistenza e le risorse disponibili.
Con riferimento alle procedure da seguire in caso di ricezione di un reclamo o di una segnalazione, a cui è dedicato il Capo II del Regolamento, si chiarisce che la presentazione di un reclamo o di una segnalazione non comporterà necessariamente l’adozione di un provvedimento del Collegio. Infatti, in prima battuta, dovrà essere effettuata un’istruttoria preliminare condotta dal dipartimento, servizio o unità organizzativa a cui verrà assegnato il reclamo / segnalazione, volta a verificare la sussistenza di idonei elementi in ordine alle presunte violazioni e alle misure richieste dall’istante.
Per quanto concerne le procedure riguardanti le attività di controllo ed ispettive, disciplinate nel Capo III, si prevede che il Garante potrà avviare tali attività anche d’ufficio tramite un’istruttoria preliminare finalizzata a verificare la sussistenza di idonei elementi in ordine a possibili violazioni della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali. Nel corso dell’attività ispettiva, della quale potrà essere dato preavviso al titolare del trattamento, il Garante avrà facoltà di:
- controllare, estrarre ed acquisire copia dei documenti, anche in formato elettronico;
- richiedere informazioni e spiegazioni;
- accedere alle banche dati ed agli archivi;
- acquisire copia delle banche dati e degli archivi su supporto informatico.
Il Regolamento disciplina, inoltre, il procedimento riguardante l’adozione di regole deontologiche ai sensi dell’art. 2-quater del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018), la cui idoneità dovrà essere valutata preliminarmente dal Garante considerando:
- l’appartenenza alle categorie interessate degli organismi che intendono adottare regole deontologiche in qualità di soggetti rappresentativi, nonché la sussistenza del presupposto della rappresentatività anche in relazione ai settori determinati nei quali le stesse dovrebbe operare;
- la sussistenza di un interesse qualificato in capo ai soggetti interessati.
Infine, il V Capo si sofferma brevemente sui codici di condotta la cui approvazione segue, per quanto applicabile, il procedimento previsto per l’approvazione delle regole deontologiche, il VI Capo analizza gli altri provvedimenti adottabili dal Garante quali pareri e autorizzazioni, mentre il VII Capo è dedicato alle disposizioni finali.
A seguito dell’approvazione di tali procedure interne, non ci resterà che aspettare di valutarne le applicazioni ai casi concreti i quali, man mano, formeranno una casistica che aiuterà tutti i soggetti coinvolti ad indirizzare la propria attività.
